Как написать пресс-релиз и где опубликовать: шаблон и рассылка

Пресс-релиз помогает редакции разобраться в событии компании и проверить его детали. В тексте нужны один инфоповод, факты, цитата, справка о компании и контакт. Ниже — шаблон, рекомендации по рассылке и выбору площадок.

Как собрать рабочий пресс-релиз за один проход

Начните с одного события и проверьте, можно ли подтвердить его документами или прямыми фактами. Заголовок называет событие, даталайн — город и дату, лид отвечает на вопросы: кто, что, где, когда, почему это важно читателям издания и как всё произошло. Затем добавьте факты, цитату, справку о компании, контакты пресс-службы и ссылку на медиа.

Подберите объём по требованиям редакции. Универсальной нормы знаков нет: формат зависит от темы и издания. Короткого текста хватит для назначения или анонса даты. Если для сюжета нужны результаты, цифры или отраслевой контекст, изложите их в основном тексте.

Письмо читает редактор, которому важно быстро проверить событие.

Этот шаблон подойдёт небольшому бизнесу, который готовит материал сам. Пресс-релиз не заменит новость на сайте или рекламный пост. Если у события нет внешнего значения, разместите его в собственном разделе новостей.

Хороший релиз помогает проверить событие: в нём есть факт, цитата и контакт для уточнений.

Редакторская рекомендация. Если речь только о скидке или смене вывески без значимого для города события, напишите короткую новость на сайте. Для рассылки по СМИ нужен другой инфоповод.

Инфоповод и 5W+H: когда релиз нужен, а когда нет

Релиз стоит готовить, когда событие новое, проверяемое и интересно аудитории конкретного издания. Новость, уже опубликованная на вашем сайте, без новых подробностей вряд ли даст редакции повод для отдельного материала. Без инфоповода массовая рассылка будет похожа на спам.

Проверьте сюжет по формуле 5W+H:

• Who — кто действует: компания, человек или орган; укажите имя и роль.
• What — что случилось; назовите действие.
• Where — где произошло событие: площадка, город или регион.
• When — когда; укажите час, если он важен для публикации.
• Why — почему это интересно читателям издания.
• How — как это произошло: например, в результате сделки, запуска или решения.

Если не можете объяснить, почему событие важно читателям, отложите рассылку. Смена вывески, скидка или переезд офиса без городской повестки не дают подходящего повода; для них достаточно новости на сайте.

Для небольшого бизнеса поводом может стать запуск сайта или магазина, региональный проект либо отраслевой кейс — при наличии интереса за пределами компании. В городское издание вынесите последствия для жителей, в отраслевое — технологию или результат проекта. Эти темы не подойдут, если вы не можете подтвердить заявленные факты.

Виды релизов, пост-релиз и пресс-кит

Выбирайте формат по тому, когда произошло событие и какие сведения вы можете подтвердить. Анонс отправляют до события, пост-релиз — после. Новостной релиз сообщает о самом факте. Продуктовый объясняет, что выпущено и для кого; финансовый сообщает проверяемые показатели, HR — о назначении, проектный — о заказчике, результате и географии.

Пресс-кит дополняет релиз логотипом, фотографиями, справкой о компании и биографиями спикеров. Он пригодится, когда редакция готовит большой материал. Для первого письма отправьте ссылку на облачную папку: архив во вложении может помешать прочитать письмо.

Для большинства компаний достаточно новостного релиза или анонса. Финансовый формат выбирайте, только если можете документально подтвердить цифры.

Структура текста и шаблон

Расположите материал так, чтобы редактор мог быстро найти новость и связаться с вами. Сначала идут заголовок и даталайн, затем при необходимости эмбарго, лид, факты, цитата, справка о компании, контакты и ссылка на медиа. Если убрать контакт или ссылку на файлы, редакции придётся запрашивать их отдельно.

Скопируйте шаблон и замените поля своими данными:

Заголовок: [факт события без оценки]

[Город], [дата]. Эмбарго: не публиковать до [момент] / без эмбарго.

[Компания] [что сделала] [где] [когда]. Для [читателей издания] это значит [почему важно]. Событие устроено так: [как].

Было: [показатель с единицей]. Стало: [показатель с единицей].

«[Одна мысль]», — [имя], [должность], [компания].

О компании: [краткая справка без слогана].

Контакт для редакции: [имя], [телефон], [почта], [ссылка на новость].

Медиа: [ссылка на облачную папку]. Подписи к файлам: [кто / что / лицензия].

Фото, графику и скриншоты разместите в облаке. Требования к разрешению, размеру файлов и подписям уточните у редакции: они различаются.

Как написать заголовок, даталайн, эмбарго и лид

Заголовок сразу сообщает, что произошло. Уберите каламбуры, оценки и рекламные слова. Название компании поставьте после события, если оно не нужно для понимания новости.

Даталайн — город и дата под заголовком. Эмбарго сообщает редакции, когда можно выпускать материал. Используйте его, только если действительно договорились о сроке публикации. Если событие уже открыто обсуждают, пометка не поможет скрыть его.

Лид коротко отвечает на вопросы 5W+H. Историю компании оставьте для справки в конце.

Что включить в факты, цитату и справку о компании

Каждый абзац основного текста посвятите одному факту. Рядом с цифрой укажите единицу измерения и период, если он важен. Цитату согласуйте со спикером до отправки.

Справка о компании должна объяснять, чем она занимается, без слоганов. Добавьте контакты пресс-службы и подписи к фотографиям. Без контакта редактор не сможет запросить уточнения.

Как писать, чтобы материал взяли в ленту

Редакции проще работать с текстом, где есть проверяемый факт, понятная цитата и контакт для вопросов. Уберите призыв купить и оценки вроде «лучший» или «уникальный». Один текст не стоит отправлять всем подряд: для делового издания важны условия сделки, отраслевого — технология, регионального — последствия для жителей.

Редактор может убрать несколько сюжетов в одном файле, неподтверждённые оценки, тяжёлые вложения и письмо без контакта. Излагайте событие от третьего лица и выбирайте время по факту: прошедшее для завершённого события, настоящее для того, что происходит сейчас.

Для мероприятия отправьте анонс с программой и спикерами. Итоги и цитаты участников добавьте после события в отдельный пост-релиз. Такой подход не подойдёт, если редакция просит единый материал до и после события.

Для малого бизнеса подготовьте отдельный короткий вариант для городского издания и более подробный — для отраслевого. Публикация в федеральных СМИ этим способом не гарантируется.

Юридические рамки: реклама, эмбарго, фото и персональные данные

Не называйте рекламный текст редакционной новостью: одного названия «пресс-релиз» недостаточно, чтобы изменить его содержание. В статье нет разбора конкретных законодательных критериев, поэтому перед платным размещением проверьте текст с юристом. Не добавляйте ссылки на нормы или размеры штрафов без проверяемого первоисточника.

Эмбарго — договорённость о времени публикации. Если редакция не соблюдает её, заранее оговорите последствия; сама пометка не гарантирует, что материал не выйдет раньше. Не используйте эмбарго, если новость уже открыта для публики.

Перед рассылкой согласуйте цитату со спикером. Для узнаваемого человека на фото получите разрешение на использование изображения. Укажите автора снимка и условия лицензии. Имя, телефон и адрес почты в базе контактов требуют внимательного обращения: не рассылайте купленные списки без проверки их происхождения и условий использования.

У платных площадок проверьте правила публикации и права на товарные знаки и изображения. Удалите призыв купить, если редакционный формат его не допускает.

Если материал содержит прямое предложение купить, проверьте его до платного размещения: название файла само по себе не определяет правила публикации.

Где опубликовать пресс-релиз и как выбрать площадку

Сначала разместите новость на собственном сайте и используйте её постоянный адрес в письмах редакциям. Затем отправьте релиз подходящим региональным и отраслевым контактам. Если на сайте нет раздела новостей, закажите сайт для регионального бизнеса в Краснодаре, где у каждой новости будет отдельная страница.

Pressfeed помогает журналистам находить экспертов, но не заменяет адресную рассылку. Платные новостные ленты дают возможность разместить материал по правилам площадки. Бесплатные витрины могут дать страницу с текстом, но не обеспечивают внимания редакций. Цены и сроки проверяйте у выбранной площадки перед отправкой.

Для небольшого бизнеса начните с собственного сайта и прямых контактов региональных редакций. Платная лента подходит, когда материал соответствует её аудитории и формату; без этого расходы не гарантируют публикаций.

Как разослать пресс-релиз СМИ и оценить результат

Отправляйте письмо журналистам, которые пишут на вашу тему и работают с нужным регионом. В теме укажите событие, а в тексте кратко объясните его значение для читателей. Добавьте постоянную ссылку на новость и ссылку на медиафайлы, а не архив во вложении.

Чужие показатели открываемости и «лучшее время для отправки» здесь не приведены. Выберите время с учётом графика редакции и наблюдайте за собственными письмами.

Мессенджер подойдёт, если у вас уже есть рабочий контакт. Для первого обращения используйте редакционный адрес почты, если редакция не указала другой канал.

Смотрите на публикации, переходы по меткам и запросы от редакций. Отмечайте результат каждой рассылки, чтобы понимать, какие темы и издания сработали для вашей компании. Не сравнивайте его с чужими показателями без сопоставимой выборки.

После выхода материала обновите новость на сайте компании и сохраните ссылки на публикации. Если редактор запросит уточнения, ответьте по существу и проверьте, что исправления отражены в опубликованном тексте.

Перед отправкой проверьте:

• В письме один инфоповод.
• Лид объясняет, почему событие важно читателям издания.
• Цитата согласована со спикером.
• Контакт для уточнений указан.
• Файлы доступны по ссылке, а подписи и права проверены.
• Эмбарго добавлено только при необходимости.
• В письме есть ссылка на новость.
• Тема письма называет событие.
• Полный текст не прикреплён тяжёлым файлом.

Если вам нужен раздел новостей с отдельными страницами для рассылки, оставьте заявку: поможем подготовить структуру сайта и публикации.

Источники

• Федеральный закон «О рекламе» — КонсультантПлюс
• Федеральный закон «О персональных данных» — КонсультантПлюс