Почта на домене компании: как завести адрес вида info@компания.ru и настроить DNS

Почта на домене — это адреса вида info@компания.ru вместо ящиков на бесплатных сервисах. Чтобы её завести, нужны свой домен, почтовый сервис и три записи в DNS: MX для приёма писем, SPF и DKIM для доставки без спама. В Яндекс 360 записи создаются автоматически, если делегировать домен; вручную их добавляют в панели регистратора.

Что такое почта на домене и зачем она бизнесу

Почта на домене — это ящики, адрес которых заканчивается на имя вашего сайта: info@компания.ru, sales@компания.ru, ivanov@компания.ru. Письма при этом хранит и обслуживает почтовый сервис, а домен лишь говорит миру, куда их доставлять.

Бизнесу это даёт три вещи. Первое — доверие: письмо с адреса на домене компании выглядит как письмо от компании, а не от частного лица с бесплатного ящика. Второе — контроль: ящики принадлежат организации, и когда сотрудник уходит, его переписка и адрес остаются у вас. Третье — порядок: можно завести общие адреса для заявок, бухгалтерии и поддержки и раздать к ним доступ.

Есть и практическая причина. Почтовые сервисы получателей строже проверяют письма от доменов без настроенной аутентификации. Корпоративный домен с правильными DNS-записями помогает коммерческим предложениям и счетам доходить до адресата, а не застревать в спаме.

Почта и сайт при этом живут независимо. Можно держать сайт на одном хостинге, а почту — в отдельном сервисе: за это отвечают разные DNS-записи одного домена.

Почта на домене — это не отдельный сервер в офисе, а несколько DNS-записей, которые направляют письма для вашего домена в выбранный почтовый сервис.

Что нужно, чтобы завести почту на домене

Подготовьте три вещи, прежде чем выбирать сервис.

• Свой домен — зарегистрированный на компанию или на владельца, а не на подрядчика. Если домена ещё нет, его регистрируют у аккредитованного регистратора.
• Доступ к DNS — логин в панель регистратора или хостинга, где редактируются записи домена. Без него почту не подключить.
• Список адресов — кому нужен личный ящик, какие общие адреса нужны: info, sales, buh, support.

Без домена бизнес-почту не подключить. Справка Яндекс 360 так и пишет: домен понадобится в любом случае, даже если вы не планируете сайт или корпоративную почту. И ещё одно ограничение: один домен может быть подключён только к одной организации, поэтому у двух бизнесов будут два домена.

Частая проблема на старте — домен оформлен на бывшего подрядчика или сотрудника, и доступа к DNS нет. Сначала верните домен на компанию: без этого любая почта на нём остаётся под чужим контролем. Как устроен домен и как не потерять его, рассказывали в статье что такое домен сайта.

Где завести почту на домене?

Почту на домене можно держать в трёх местах. Тарифы и условия у сервисов меняются, поэтому сравнивайте их на сайтах самих сервисов, а здесь — чем варианты отличаются по сути:

Для большинства компаний разумный выбор — почтовый сервис для бизнеса. Он берёт на себя антиспам, хранение и доставку, а от вас требуется только правильно настроить DNS. Почта хостинга подходит для одного-двух технических адресов, например для отправки писем с форм сайта. Свой сервер оправдан, если этого требуют внутренние правила безопасности и есть кому его обслуживать.

При выборе сервиса проверьте, где хранятся письма, есть ли перенос старой почты, как раздаются права на общие ящики и что будет с данными, если перестать платить.

Мнение. Если в компании до нескольких десятков сотрудников и нет своего администратора, берите почтовый сервис для бизнеса и делегируйте ему домен: так меньше шансов ошибиться в DNS.

Как подключить почту на домене в Яндекс 360

Порядок у разных сервисов похож, разберём его на примере Яндекс 360 — по запросам «почта на домене яндекс» это самый частый случай. Справка сервиса описывает два способа подключения: с автоматической настройкой и с ручной.

Порядок важен: делегировать домен нужно только после подтверждения. Если сделать наоборот, Яндекс советует вернуть DNS-серверы регистратора, подтвердить домен и делегировать заново.

Обновление записей в DNS не мгновенное. По справке Яндекс 360, DNS-серверам в интернете может потребоваться до 72 часов, чтобы обменяться данными о новых записях. Если статус не меняется сразу, это нормально: нажмите «Проверить» позже.

Какие DNS-записи нужны для почты?

По справке Яндекс 360, для работы почты нужны три записи. У других сервисов набор такой же, меняются только значения.

MX-запись указывает на сервер, принимающий почту для вашего домена. Перед её созданием Яндекс советует удалить существующие MX-записи: если оставить старую запись хостинга рядом с новой, часть писем уйдёт не туда. Точка в конце имени сервера обязательна, если ваша панель управления не добавляет её сама.

SPF-запись, по справке Яндекс 360, помогает снизить риск того, что письмо с адреса на вашем домене попадёт в спам у адресата. DKIM добавляет к письму цифровую подпись, открытый ключ которой лежит в DNS. Если вы делегировали домен на серверы Яндекса, DKIM-подпись с публичным ключом будет настроена автоматически, как и остальные записи.

Если письма отправляет не только почтовый сервис — например, формы заявок с сайта или CRM, — их серверы тоже нужно добавить в SPF. Иначе уведомления о заявках будут попадать в спам у самих сотрудников.

Факт. Для почты Яндекс 360 нужны три DNS-записи: MX, TXT с DKIM-ключом и TXT с SPF, а обмен данными о новых записях может занять до 72 часов.

Делегировать домен или настроить записи вручную?

Делегирование, по справке Яндекс 360, — это передача Яндексу управления DNS-записями домена. Вы меняете у регистратора DNS-серверы на dns1.yandex.net и dns2.yandex.net, и сервис сам создаёт все записи для почты. Управлять записями после этого можно в кабинете организации.

Делегирование подходит, если домен нужен в основном для почты, а сайт простой. Но у него есть цена: все записи домена теперь живут у Яндекса, включая записи сайта. Перед сменой DNS-серверов перенесите в кабинет A-записи сайта и другие записи, иначе сайт перестанет открываться.

Ручная настройка лучше, если DNS домена уже обслуживает хостинг или CDN с особыми настройками, если у домена много поддоменов и сервисов, или если за DNS отвечает подрядчик. Тогда вы добавляете три почтовые записи там, где лежат остальные, и ничего больше не трогаете.

Правило простое: если вы не уверены, какие записи сейчас есть у домена, не делегируйте его вслепую. Сначала выгрузите текущую зону, потом решайте.

Как организовать адреса: ящики, алиасы и общие ящики

Не каждому адресу нужен отдельный ящик. Почтовые сервисы дают несколько способов направить письма нужным людям:

• Личный ящик — для каждого сотрудника, который ведёт переписку от своего имени: ivanov@компания.ru.
• Алиас — дополнительный адрес того же ящика. В Яндекс Почте у одного ящика может быть до 10 алиасов. Например, к ящику менеджера добавляют sales@, и письма на оба адреса приходят в одно место.
• Рассылка на группу — письмо на один адрес получают все сотрудники отдела.
• Общий ящик — один адрес, к которому дан доступ нескольким людям, например для заявок с сайта.
• Ящик для потерянных писем — собирает письма на несуществующие адреса. По умолчанию Яндекс Почта такие письма не принимает и не сохраняет, но это можно изменить.

Для адресов, которые печатают на визитках и указывают на сайте, используйте общие роли, а не имена: info@, sales@, buh@. Когда менеджер уйдёт, адрес останется работать, а письма просто переключат на нового человека.

Адрес на визитке и на сайте лучше привязывать к роли, а не к человеку: сотрудники меняются, а info@ и sales@ остаются.

Как перенести почту на домене без потери писем

Переезд с почты хостинга или другого сервиса — момент, когда письма теряются чаще всего. Причина одна: MX-запись меняется, и какое-то время часть отправителей ещё доставляет почту по старому адресу.

Порядок, при котором ничего не пропадает:

Если вместе с почтой переезжает и сайт, не забудьте, что письма с форм отправляет сервер сайта. При смене хостинга его адрес меняется, и SPF нужно обновить. Полный чек-лист переезда — в статье как перенести сайт на другой хостинг.

Почему письма на домене не доходят

По справке Яндекс 360, большинство проблем с почтой связаны с неправильными настройками почтового домена. Проверяйте по порядку:

• Истёк срок регистрации домена — почта перестаёт работать вместе с сайтом. Справка Яндекс 360 советует первым делом проверить срок через WHOIS и при необходимости продлить домен у регистратора.
• Лишние MX-записи — рядом с новой осталась старая запись хостинга, и часть писем уходит на старый сервер.
• Нет SPF или DKIM — письма уходят в спам или отклоняются у получателя.
• Две SPF-записи — после смены сервиса добавили новую, а старую не удалили; проверка такой записи завершается ошибкой.
• Формы сайта вне SPF — уведомления о заявках не доходят до самих сотрудников.
• Ящик для потерянных писем не настроен — письма с опечаткой в адресе пропадают молча.

Если домен регистрировали мы, продление и почтовые записи берём на себя — это часть услуги регистрации домена. Подключим почту к выбранному сервису, перенесём старые письма и проверим доставку с форм сайта.

Источники

• Подключение домена — Яндекс 360 для бизнеса
• Подтверждение домена — Яндекс 360 для бизнеса
• Делегирование домена — Яндекс 360 для бизнеса
• Настройка DNS-записей — Яндекс 360 для бизнеса
• MX-запись — Яндекс 360 для бизнеса
• SPF-запись — Яндекс 360 для бизнеса
• DKIM-подпись — Яндекс 360 для бизнеса
• Адреса-синонимы (алиасы) — Яндекс 360 для бизнеса
• Ящик для писем, отправленных на несуществующие адреса — Яндекс 360 для бизнеса
• Как убедиться, что домен подключен — Яндекс 360 для бизнеса
• Решение проблем — Яндекс 360 для бизнеса
• Миграция писем с другого сервера — Яндекс 360 для бизнеса